Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 15/09/2019

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những lựa chọn ưu tiên khi những sự kiện diễn ra trong nhà không thể đảm bảo những yêu cầu như: diện tích không gian tổ chức sự kiện, sức chứa khách mời,… Vì thế, tổ chức sự kiện ngoài trời là một lựa chọn sáng tạo, đáp ứng được những yêu cầu như sau:

1. Không gian, địa điểm tổ chức

Điều đầu tiên khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà một nhân viên tổ chức sự kiện cần xem xét đó chính là không gian và địa điểm tổ chức. Nếu không gian rộng rãi, thoáng đãng thì việc tráng trí, lắp đặt sân khấu có thể diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Ngược lại, nếu không gian tổ chức sự kiện nhỏ, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện cần xem xét thật kĩ lưỡng cách bố trí cũng như sắp xếp trang thiết bị sao cho phù hợp

Về địa điểm tổ chức tùy thuộc vào nơi tổ chức cũng như địa hình để tổ chức sự kiện. Chắc chắn nếu sự kiện diễn ra trên cao (trên các tòa nhà cao tầng) hay ở những nơi có địa hình đặc biệt (như hồ bơi) thì việc thi công lắp đặt máy móc, tổ chức nhân sự phải có sự khác biệt đối với những sự kiện diễn ra bình thường.

2. Yếu tố thời tiết

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời ảnh hưởng rất nhiều vào yếu tố thời tiết. Nếu thời tiết thuận lợi thì sự kiện chắc chắn sẽ diễn ra thành công, ngược lại nếu thời tiết xấu, sự kiện có thể bị cắt ngang giữa chừng, bỏ dở thậm chí là có thể không được diễn ra.

Chính vì thế, nhân viên sự kiện cần phải nắm bắt được cả những yếu tố môi trường tác động bên ngoài để có những phương án ứng phó, dự phòng diễn biến xấu xảy ra để sự kiện có thể diễn ra thành công.

3. Trang trí sân khấu

Việc trang trí sân khấu khi tổ chức sự kiện ngoài trời để thu hút khách hàng về sự kiện cũng như chương trình đang diễn ra. Trang trí sân khấu ngoài trời phải phù hợp với không gian, thời gian diễn ra sự kiện. Nếu sự kiện diễn ra buổi sáng, việc trang trí sân khấu có thể lựa chọn những thiết kế backdrop nhiều màu sắc, thu hút người xem. Nếu sự kiện diễn ra vào buổi tối thì những tông màu nên lựa chọn để trang trí là những tông màu sáng, nổi bật hoặc phải phù hợp với hệ thống ánh sáng của chương trình.

4. Thi công lắp đặt an toàn, đảm bảo kĩ thuật

Đảm bảo yếu tố về kĩ thuật cũng như đảm bảo an toàn trong lắp đặt thiết bị sự kiện khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là một yếu tố mà kĩ thuật viên sự kiện cần lưu tâm. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, những hạng mục thi công lắp đặt giàn khung trên cao, mang vác vật nặng,… chắc chắn sẽ có trong kế hoạch.

Chính vì thế, việc đảm bảo an toàn trong khi lắp đặt cũng như sau khi lắp đặt là những yêu cầu rất quan trọng. Không chỉ đảm bảo an toàn mà những kĩ thuật viên còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ trong mỗi sự kiện mà mình thi công.

Xem thêm bài viết

• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện team-building
• Gợi ý địa điểm tổ chức 20/10 tại Hà Nội
• Ý tưởng tổ chức ngày 20/10