4 bí quyết giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công mỹ mãn

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 14/04/2019

Không gian tổ chức sự kiện luôn là yếu tố quan trọng, chi phối đến toàn bộ ý tưởng của sự kiện. Chọn một không gian phù hợp là điều vô cùng quan trọng. Tổ chức sự kiện ngoài trời là một ý tưởng sáng tạo và độc đáo. Nhưng muốn có một sự kiện ngoài trời thành công thì bạn đừng quên bỏ túi 4 bí quyết này nhé !

Bãi giữ xe

Yếu tố đầu tiên bạn cần chú ý khi lựa chọn địa điểm đó chính là bãi giữ xe. Bạn cần cân nhắc tìm một địa điểm hợp lý để đảm bảo khách đến dự sự kiện sẽ được phục vụ một cách tốt nhất. Vì sự kiện ở ngoài trời nên không có hầm gửi xe hay nơi để xe cố định, bạn cần xác định khoảng bao nhiêu xe để sắp xếp hợp lý. Đừng để xảy ra tình trạng tắc nghẽn khu vực xung quanh sự kiện, đó sẽ là một hình ảnh xấu. Tùy vào tính chất và quy mô của sự kiện, có sự kiện toàn xe máy, nhưng những sự kiện lớn, người tham gia đi ô tô nhiều thì diện tích để xe càng phải lớn. Bạn nên cân nhắc tới yếu tố này đầu tiên khi lựa chọn địa điểm.

Trang trí

Việc trang trí đối với sự kiện nào cũng quan trọng vì đó là yếu tố thu hút sự quan tâm của người tham gia đầu tiên. Một sự kiện tổ chức ngoài trời đã độc đáo, nếu có thêm trang trí đẹp mắt thì nhất định mọi người sẽ rất hứng thú khi tham gia sự kiện. Tổ chức ngoài trời cho phép bạn tự do sáng tạo trong không gian mở, thoáng mát thế nhưng cũng có nhược điểm đó là phong cách trang trí của bạn phải thật đặc sắc và nổi bật. Bởi lẽ, trong một không gian rộng lớn, sự kiện của bạn sẽ rất trở nên nhạt nhòa nếu nó không có điểm nhấn.

Ăn uống

Vấn đề thực phẩm vô cùng quan trọng. Nếu bạn tổ chức ngoài trời thì cần đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm ở mức độ cao. Do lượng khách tham gia nhiều nên nếu xảy ra sự cố gì thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng. Tổ chức ngoài trời, việc thực phẩm lại khó kiểm soát hơn nên cần cẩn thận. Bạn nên chọn những nhà cung cấp thực phẩm có uy tín, đã hợp tác lâu năm.

Các phương án dự phòng

Đối với sự kiện được tổ chức ngoài trời, các phương án dự phòng càng phải được chuẩn bị nhiều và cẩn thận hơn rất nhiều. Đầu tiên đó là về vấn đề thời tiết. Bạn không thể chắc chắn hôm đó không nắng gắt hay mưa rào, vì thế nên chuẩn bị phông, bạt cẩn thận. Hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng phải được kiểm tra trước và có dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp. Ngoài ra bạn cũng cần để ý yếu tố an ninh trật tự. Bởi lẽ sự kiện ngoài trời rất dễ xảy ra mất cắp hoặc xô xát. Bạn nên thuê một đơn vị bảo vệ cho sự kiện của mình.

Và tất nhiên không thể thiếu một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm. Trần Gia với 10 năm đồng hành cùng khách hàng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chắc chắn sẽ là đối tác tin cậy của bạn.