Tiêu đề: “Tất tần tật” kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời từ khâu nhỏ nhất!

Chuyên mục: Tin mới nhất

Được đăng: 01/11/2020

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm và trở thành phương án lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức với rất nhiều ưu điểm như không gian rộng, thoáng đãng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn và khách mời được hòa mình trong không gian mở, bao quanh bởi thiên nhiên. Tuy nhiên, mặc dù sự kiện được tổ chức ngoài trời được ưa chuộng hiện nay nhưng kèm theo đó lại là những hạn chế có thể ảnh hưởng lớn đến chương trình tổ chức sự kiện. Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà chúng tôi đưa ra sau đây sẽ giúp bạn tổ chức, lên kế hoạch tốt nhất để sự kiện được diễn ra thành công.

Tùy thuộc vào ý tưởng, hay mục đích của từng sự kiện khác nhau mà lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, có thể trong nhà, hay ngoài trời cũng không có bất cứ một nguyên tắc nào bắt buộc. Những sự kiện có thể được tố chức ngoài trời bao gồm:

• Sự kiện âm nhạc ngoài trời
• Sự kiện thời trang ngoài trời
• Sự kiện doanh nghiệp (kỷ niệm thành lập, khánh thành, khai trương, …) ngoài trời
• Sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch ngoài trời
• …

Mỗi sự kiện khác nhau lại có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau về mặt nội dung, hình thức thể hiện để đem lại sức hấp dẫn cũng như hiệu quả cho sự kiện một cách tối ưu nhất. Dưới đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài thành công mà trước khi bắt tay chuẩn bị tổ chức một sự kiện ngoài trời bạn nên tham khảo.

Kinh nghiệm “không thể thiếu” khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Lựa chọn địa điểm

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong số những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện đó. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng. Bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau để đưa ra được quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý nhất

+ Nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì?

+ Đối tượng của sự kiện đó là ai?

+ Số lượng khách tham dự, diện tích, không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu?

+ Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an toàn, có bãi giữ xe hay không…?

Để tổ chức được sự kiện ngoài trời thành công bạn cần trả lời các câu hỏi trên và đưa ra lựa chọn địa điểm ngoài trời hợp lý nhất. Lưu ý đến các vấn đề thủ tục hành chính ( nếu có), hoặc các trường hợp phải xin giấy phép, hoặc thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý.

Thời tiết

Vì là hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời, do đó vấn đề thời tiết cần được xem xét kĩ lưỡng nhất. Bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn nên chuẩn bị trước các trường hợp thời tiết có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng.. cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô,.. để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết đối với những người tham gia sự kiện.

An ninh cho sự kiện

Một chương trình tổ chức sự kiện có quy mô lớn nên có lực lượng an ninh để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện tốt nhất

Vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Đội an ninh, hay bảo vệ giữ gìn an ninh, an toàn cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.

Vấn đề vệ sinh môi trường

Vấn đề vệ sinh cho sự kiện đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó đươc tổ chức ở ngoài trời.

Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết (Đặc biệt là các sự kiện văn hóa ẩm thực)… hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện phù hợp.

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống.

Trang trí

Không gian ngoài trời rất rộng lớn vì vậy nhà tổ chức event chuyên nghiệp có thể thoải mái sáng tạo tuy nhiên những ý tưởng cần phải dựa trên chủ đề của sự kiện để trang trí không gian sự kiện độc đáo và ấn tượng nhất. Nêu rõ chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo đi kèm, nên bố trí các banner quảng cáo của nhà tài trợ xen kẽ để làm không gian bớt trống để tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình

Địa điểm trông, giữ xe cho người tham dự

Nếu đơn vị cho thuê địa điểm có sẵn chỗ giữ xe sẵn bảo vệ nên thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo tài sản của khách đến tham dự do bên cho thuê chịu trách nhiệm tránh xảy ra trường hợp bất chắc 2 bên đùn đẩy trách nhiệm. Nếu không có sẵn nơi trông xe thì nên căn cứ vào số lượng khách tham dự để sắp xếp nơi giữ xe gần địa điểm tổ chức cử hoặc thuê người trông xe .

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thường có không gian rộng lớn. Vì vậy hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng. Phải có công suất lớn để đảm bảo có khả năng lan tỏa trong không gian diễn ra sự kiện.

Phương án dự phòng

Sự kiện ngoài trời quan trọng nhất là thời tiết vì vậy phải lường trước các rủi ro khi làm những chương trình ngoài trời. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

Chỗ ngồi cũng cần chuẩn bị để tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách đến tham dự vượt so với dự định

Trên đây là một số những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời được đúc kết từ quá trình làm thực tế của chúng tôi, hi vọng những kinh nghiêm này giúp được cho bạn trong việc bắt tay vào làm 1 sự kiện. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ, hãy liên lạc với chúng tôi. Trần Gia luôn là người đồng hành đáng tin cậy của các bạn.