Tips viết email xin tài trợ cho các bạn sinh viên

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Nhà tài trợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của các chương trình sinh viên. Để thuyết phục nhà tài trợ đồng hành cùng chương trình, email cần được soạn thảo sao cho vừa chỉn chu, rõ ràng, vừa đủ sức tạo ấn tượng và làm nổi bật giá trị của sự kiện. Tuy nhiên, nhiều sinh viên thường bối rối không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm thế nào để chạm đến sự quan tâm của nhà tài trợ. Trong bài viết này TRẦN GIA sẽ chia sẻ những tips hữu ích giúp bạn viết mail xin tài trợ một cách hiệu quả và thuyết phục hơn!

1. Xác định mục đích viết email

- Mục tiêu của mẫu thư ngỏ xin tài trợ là sẽ nhận lại được một lá thư khác với lời hồi âm tốt đẹp và mang lại lợi ích cho đôi bên. Do vậy, đầu tiên bạn hãy chuẩn bị cho email từ phía của mình một diện mạo thật đầy đủ, chân thành và thuyết phục nhất có thể để các nhà tài trợ có thể cân nhắc xem mình có khả năng hỗ trợ về mặt kinh phí, thiết bị… hay là mọi thứ cho chương trình của bạn hay không?

- Cần phải có được câu trả lời thật rõ ràng và minh bạch cho những thắc mắc, câu hỏi từ phía nhà tài trợ như là “lý do chương trình của bạn xứng đáng nhận được hỗ trợ của chúng tôi?”.

2. Nội dung viết email xin tài trợ

*Phần mở đầu:

- Tiêu đề email: Tuyệt đối không gửi cho nhà tài trợ một email không có tiêu đề. Email cho nhà tài trợ không có tiêu đề vừa thiếu chuyên nghiệp vừa thể hiện thái độ thiếu tôn trọng nhà tài trợ.

Ví dụ: "Thư mời tài trợ – [Tên chương trình]"

- Lời đầu tiên: Mở đầu bằng lời chào hỏi và cảm ơn nhà tài trợ... đã dành thời gian quan tâm đến email xin tài trợ. Mục đích của lời đầu tiên là để thể hiện thái độ lịch sự của người viết email và tạo thiện cảm với phía người nhận email. 

- Giới thiệu về bản thân, tổ chức đang xin tài trợ: Nếu đến từ các tổ chức uy tín, có thương hiệu thì chính những tổ chức này sẽ tạo sự tin tưởng cho họ bởi có thể người tài trợ là cựu thành viên của tổ chức ấy. Nếu vậy, chương trình của bạn đã có được sự thiện cảm rất cao.

- Giới thiệu về chương trình và trình bày ngắn gọn, hãy tập trung cung cấp thông tin hấp dẫn, trung thực, tạo sự tin tưởng về hiệu quả và hấp dẫn của chương trình. Đồng thời cho nhà tài trợ biết về nội dung của chương trình và lợi ích của chương trình mang lại kèm theo đó là các quyền lợi khi tham gia chương trình.

Ví dụ: “Kính gửi [Tên công ty], em là [Tên bạn], sinh viên trường [Tên trường], hiện đang tổ chức chương trình [Tên sự kiện] và rất mong nhận được sự tài trợ từ quý công ty cho sự kiện đầy ý nghĩa này.”

*Phần nội dung chính:

- Nêu rõ mục đích và ý nghĩa của chương trình.

- Thể hiện rằng bạn hiểu giá trị của họ và tài trợ sẽ giúp công ty đạt được những mục tiêu xã hội như thế nào.

- Đừng quên liệt kê những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tài trợ, chẳng hạn như: quảng bá thương hiệu, thể hiện trách nhiệm xã hội, tạo ấn tượng tốt với cộng đồng sinh viên và giới trẻ.

*Phần kết thúc email:

Bày tỏ sự cảm ơn và đưa ra lời kêu gọi hành động.

Ví dụ: “Chúng em chân thành biết ơn Quý công ty đã xem xét lời mời tài trợ này. Chúng em mong chờ sự phản hồi và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin chi tiết để Quý anh chị tiện tham khảo và tham gia cùng chúng em.”

Lưu ý: Email ngắn gọn, súc tích, không viết tắt, đi thẳng vào vấn đề mà không gây khó chịu cho người đọc bởi họ không có thời gian để đọc một nội dung quá dài.

3. Một số lưu ý khi xin tài trợ cho chương trình:

Chọn ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp và cầu thị:

Sử dụng những câu từ thể hiện sự tôn trọng, như:

“Chúng em rất trân trọng sự quan tâm của quý công ty.”

“Sự tài trợ của quý công ty sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành công, có ý nghĩa to lớn với cộng đồng nói chung và giới trẻ chúng em nói riêng.”

Hoặc tránh dùng giọng điệu ngang hàng "Mong được hợp tác", tránh những từ ngữ thiếu chuyên nghiệp hay giọng điệu suồng sã như: “Bên em rất cần tài trợ”, “Hãy giúp tụi em nhé”, "Rất vui được hợp tác với công ty" vì điều này sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu và bạn dễ mất đi cơ hội xin tài trợ từ họ.

Thiết kế gói tài trợ hợp lý:

Nếu sự kiện của bạn chưa phổ biến hoặc bối cảnh kinh tế khó xin tài trợ… thì hãy chia gói tài trợ thành nhiều mức nhỏ để dễ xin hơn. Ví dụ: gói Kim cương, Vàng, Bạc, Đồng, Đồng hành.. với các quyền lợi khác nhau cho nhà tài trợ. Việc này giúp nhà tài trợ dễ dàng lựa chọn mức tài trợ phù hợp với ngân sách của họ.

Nhấn mạnh giá trị họ nhận được cực kỳ xứng đáng với khoản chi phí họ tài trợ:

- Đảm bảo rằng những gì họ nhận được hoàn toàn xứng đáng với khoản tài trợ.

Ví dụ: “Đối với chúng em, đây là khoản kinh phí vô cùng quan trọng để đóng góp cho sự thành công của chương trình. Đặc biệt, Quý công ty sẽ nhận được sự biết ơn to lớn từ chúng em, sự quảng bá rộng rãi trong cộng đồng sinh viên, tạo ấn tượng tốt đẹp và góp phần xây dựng một môi trường tích cực cho thế hệ trẻ.”

Duy trì mối quan hệ với nhà tài trợ:

Các tổ chức, câu lạc bộ sinh viên nên cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tài trợ; kể cả trước, trong hay sau sự kiện. Đó là tầm nhìn xa trông rộng cho các sự kiện của những năm sau. Khi một mối quan hệ tốt được xây dựng và duy trì, nhà tài trợ có thể sẵn lòng tiếp tục quay lại đầu tư cho các sự kiện trong tương lai. Hơn nữa, việc duy trì mối quan hệ tốt với nhà tài trợ còn mở ra cơ hội cho các sinh viên trong việc thực tập, làm việc.

Hãy nhớ rằng, nhiều doanh nghiệp đồng ý tài trợ vì họ nhìn thấy giá trị mà họ có thể đóng góp. Khi viết mail xin tài trợ, sinh viên cần khéo léo thể hiện sự tôn trọng, đánh giá cao doanh nghiệp và nhấn mạnh rằng sự hỗ trợ của họ không chỉ giúp sự kiện thành công mà còn là cách họ thể hiện trách nhiệm xã hội và đồng hành cùng thế hệ trẻ. Hãy tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp, xác định điểm tương đồng giữa sự kiện của bạn và tầm nhìn, văn hóa của họ. Đặt mình vào vị trí của doanh nghiệp để xây dựng một đề xuất vừa chân thành, vừa chuyên nghiệp – đó chính là chìa khóa để mở ra cơ hội hợp tác thành công.

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

• Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói
• Cho thuê âm thanh, ánh sáng
• Cho thuê màn hình LED
• Cho thuê thiết bị dịch
• Cho thuê máy chiếu, màn chiếu
• Tổ chức sự kiện tại các trường đại học
• Thiết kế, thi công mô hình, decor sân khấu, in ấn và thiết kế các loại ấn phẩm truyền thông

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

• Chuyến viếng thăm của Tổng thống Hàn Quốc Yoon Suk Yeol
• Lễ kỷ niệm "30 năm Ngày Chính phủ ban hành Nghị định về ĐHQGHN"
• NEU Youth Festival 2023
• Welcome to AJC 2024 - THE MEDALIST
• Định vị Việt Nam trong kỷ nguyên công nghệ thông minh - Tầm nhìn cho thế hệ trẻ
• Đêm đại hội Red Bull Húc Fest 
• Tiệc tri ân khách hàng của Casper Vietnam
• "Hội chợ việc làm - Cầu nối nhân lực" tại Học viện Ngân hàng

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!