CÁC LOẠI CHI PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CƠ BẢN MÀ BẠN NÊN BIẾT

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào, quản lý chi phí là một yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những khoản chi tiêu cần thiết của một sự kiện. Bằng cách nhận diện và phân loại các chi phí từ khâu chuẩn bị đến thực hiện, bạn sẽ có một kế hoạch tài chính chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. 

Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Điều quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện đó chính là lựa chọn được địa điểm phù hợp. Địa điểm tổ chức chương trình sự kiện có thể chia ra làm 2 loại:

- Tổ chức trong không gian nội bộ của đơn vị, doanh nghiệp: phương án này tuy tiết kiệm chi phí nhưng không gian lại không đảm bảo sự thoáng mát và rộng rãi. 

- Địa điểm thuê bên ngoài: thường là nơi chuyên setup sự kiện hoặc các khu du lịch. Chi phí của loại địa điểm này phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Vị trí địa lý: địa điểm tổ chức ở các khu vực trung tâm thành phố hoặc các khu vực đắc địa thường có chi phí cao hơn so với các khu vực ngoại thành.
• Quy mô sự kiện: số lượng khách mời tham dự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê địa điểm. Những sự kiện lớn thường yêu cầu không gian rộng rãi hơn và do đó chi phí cao hơn.
• Thời gian tổ chức: chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào ngày và giờ tổ chức sự kiện. Những ngày cuối tuần, ngày lễ hoặc giờ cao điểm thường có giá cao hơn so với các ngày trong tuần.

Chi phí địa điểm bao gồm: 

• Chi phí đặt cọc địa điểm
• Chi phí về bảo hiểm
• Chi phí cho bãi đỗ xe (nếu cần)

Chi phí thiết bị

Thiết bị âm thanh ánh sáng 

Việc đầu tư vào các thiết bị âm thanh ánh sáng chất lượng không chỉ nâng cao trải nghiệm của người tham dự mà còn góp phần quan trọng vào sự thành công của sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí của sự kiện.

Các thiết bị khác 

Khoản chi phí này bao gồm tất cả những vật dụng, thiết bị cần có trong sự kiện như khăn trải bàn, bàn ghế, sân khấu và trang trí sân khấu, các vật dụng chưa được cung cấp sẵn tại địa điểm tổ chức. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến chi phí để vận chuyển các thiết bị, vật dụng dùng trong sự kiện đó.

Chi phí nhân sự

Nhân sự chạy chương trình bao gồm: nhân sự kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG, đội ngũ thi công lắp đặt thiết bị... Có thể những nhân sự này được thuê từ một bên thứ 3, khi đó khoản chi phí cho nhân sự sự kiện là một khoản chi phí cần tính đến để tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp.

Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Chẳng có điều gì là hoàn hảo, kể cả với các sự kiện được đầu tư trau chuốt từ đầu tới cuối. Những sự cố bất ngờ, rủi ro luôn tiềm ẩn, rình rập nên việc có một khoản chi phí dự trù là điều mà sự kiện nào cũng nên có.

Chi phí quản lý sự kiện

Để đảm bảo sự kiện diễn ra theo tiến độ đòi hỏi có người quản lý chuyên nghiệp. Phí quản lý thường chiếm từ 3% đến 10% tổng ngân sách, việc đầu tư vào quản lý sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả chương trình. 

*Một số loại chi phí khác

Chi phí nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất

Về phần chi phí nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất cũng vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với các sự kiện chú trọng về sự sáng tạo, độc đáo. Cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất các phụ kiện trang trí cũng như các dụng cụ cần thiết phục vụ cho sự kiện. 

Chi phí thuê nhân công thi công lắp ráp các hạng mục, trang trí, làm thiết bị trang trí đạo cụ cũng là phần không thể thiếu. Cần cân nhắc kinh phí và quy mô của dự án để thuê nhân công một cách hợp lý.

Chi phí phục vụ đồ ăn, thức uống

Đối với các sự kiện sang trọng, thực đơn thường bao gồm các món ăn đa dạng, phong phú và cao cấp. Điều này có thể khiến chi phí tăng lên đáng kể. Ngược lại, đối với các sự kiện nhỏ hoặc thân mật hơn, thực đơn có thể đơn giản hơn với các món ăn nhẹ hoặc tiệc buffet. 

Một kế hoạch cụ thể và chi tiết về phục vụ đồ ăn và thức uống sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách tốt hơn và đảm bảo sự hài lòng của khách mời.

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Chi phí cho các tiết mục giải trí trong tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng để tạo nên không khí sôi động và thu hút sự chú ý của khách mời. Chi phí này phụ thuộc vào danh tiếng và kinh nghiệm của nghệ sĩ, nhóm biểu diễn, cũng như thời lượng và tính chất phức tạp của tiết mục. 

Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chi phí hợp lý. Từ chi phí thuê địa điểm, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, đến chi phí nhân sự, quảng cáo và ăn uống, mỗi khoản đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

Với những chia sẻ trên, TRẦN GIA đã phần nào cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về từng loại chi phí của sự kiện. Hy vọng có thể giúp bạn lên kế hoạch tài chính một cách khoa học và tối ưu, từ đó nâng cao chất lượng và sự thành công của sự kiện.

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

• Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói
• Cho thuê âm thanh, ánh sáng
• Cho thuê màn hình LED
• Cho thuê thiết bị dịch
• Cho thuê máy chiếu, màn chiếu
• Tổ chức sự kiện tại các trường đại học
• Thiết kế, thi công mô hình, decor sân khấu, in ấn và thiết kế các loại ấn phẩm truyền thông

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

• Chuyến viếng thăm của Tổng thống Hàn Quốc Yoon Suk Yeol
• Lễ kỷ niệm "30 năm Ngày Chính phủ ban hành Nghị định về ĐHQGHN"
• NEU Youth Festival 2023
• Welcome to AJC 2023 - MASQUERADE
• Đêm chung kết Hội thi Tài năng học sinh, sinh viên nội trú năm 2024
• Đêm đại hội Red Bull Húc Fest 
• Tiệc tri ân khách hàng của Casper Vietnam
• "Hội chợ việc làm - Cầu nối nhân lực" tại Học viện Ngân hàng

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!