BẬT MÍ 10 KINH NGHIỆM ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Chuyên mục: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là hoạt động được thực hiện nhằm mục đích phục vụ cho những mảng PR, Marketing. Điều này giúp gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín cho hình ảnh của thương hiệu. Đôi khi, công việc tổ chức sự kiện cũng hướng đến mục tiêu bán hàng, lễ kỷ niệm, hội họp hoặc gala dinner. Tổ chức sự kiện thường được được tạo ra nhằm thu hút sự chú ý từ cộng đồng và tệp khách hàng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng đến.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được TRẦN GIA xây dựng và đúc kết sau nhiều năm tổ chức các chương trình với quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Bài viết dưới đây TRẦN GIA sẽ chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm quý báu về tổ chức sự kiện để các bạn có thể biến ý tưởng thành hiện thực cho chương trình của mình.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

1. Lựa chọn mục đích tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức bất cứ một chương trình nào thì đơn vị tổ chức đó cũng phải đưa ra được tổ chức chương trình sự kiện nhằm mục đích gì? Muốn truyền tải những thông điệp nào qua chương trình đó? 

Mục đích cụ thể giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động trong sự kiện đều hướng đến việc tạo ra giá trị thực sự, từ việc nâng cao nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số, đến việc xây dựng mối quan hệ và tạo dựng lòng tin với khách hàng.

2. Xác định thời gian và địa điểm cụ thể

Địa điểm được lựa chọn dựa trên quy mô tổ chức, số lượng người tham gia, đối tượng tham gia và đặc biệt cần phải phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu từ thiết kế sân khấu, sảnh check-in, địa điểm gửi xe… 

Bên cạnh đó, với những sự kiện tổ chức ngoài trời thì cần bàn bạc, thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm cũng như đơn vị thi công về các phương án dự phòng về sự thay đổi thất thường của thời tiết. 

Để biết được tổ chức sự kiện thời điểm nào thì hợp lý, trước tiên bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

- Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?

- Chương trình sẽ diễn ra trong bao lâu?

- Khách mời có tham dự được đông đủ hay không?

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, trong cả tuần thì thứ bảy chính là thời điểm lý tưởng nhất cho việc diễn ra event. Nếu như đầu tuần đa số mọi người đều khá bận rộn hoàn thành các công việc thì vào buổi chiều tối thứ bảy là lúc mọi người thư giãn. Bạn có thể tận dụng thời điểm này để mời họ đến tham dự sự kiện, vừa rất thuận tiện về mặt thời gian vừa giúp họ có thể dành trọn ngày chủ nhật hôm sau để nghỉ ngơi bên cạnh gia đình và bạn bè.

3. Xây dựng chi tiết kịch bản, timeline chương trình

Timeline sự kiện chỉ có thể được xây dựng khi đã thống nhất các đầu mục trong chương trình như: xác định concept sự kiện, mục đích của sự kiện, ý tưởng tổ chức sự kiện và những tiết mục cần có trong chương trình, MC scripts…

Âm thanh, ánh sáng là hiệu ứng rất quan trọng trong việc tác động trực tiếp đến giác quan và mạch cảm xúc của người xem. Bởi vậy, một kịch bản dành cho đội nhân sự kỹ thuật khớp với các nội dung chính diễn ra trong sự kiện là không thể thiếu.

4. Lên danh sách các hạng mục có trong sự kiện

Việc lên danh sách các hạng mục trong sự kiện là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý một cách chi tiết và hiệu quả. Nó giúp ban tổ chức nắm rõ từng bước cần thực hiện, từ việc chuẩn bị vật liệu, thiết bị đến việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên. Danh sách chi tiết giúp tránh bỏ sót các yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng mọi thứ đều được sắp xếp và kiểm soát chặt chẽ.

Việc lên danh sách cũng tạo ra một cơ sở để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh và giải quyết các vấn đề phát sinh.

5. Thiết kế hình ảnh ấn phẩm cho sự kiện

Các sự kiện được chú trọng về tính thẩm mỹ, hình thức bề ngoài luôn tạo được dấu ấn, thu hút sự chú ý và kích thích sự hứng thú của khách tham dự. Vì vậy, trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện, bạn nên chú trọng thiết kế, trang trí không gian sự kiện theo một concept, chủ đề xuyên suốt để tạo ấn tượng tốt nhất cho khách hàng.

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Một kế hoạch truyền thông chi tiết và hiệu quả giúp xây dựng chiến lược quảng bá phù hợp, sử dụng đúng kênh truyền thông và thông điệp nhất quán để tiếp cận công chúng. Việc này là yếu tố then chốt thu hút sự quan tâm và tham gia của đối tượng đồng thời tăng cường nhận diện và uy tín cho sự kiện.

7. Phân công rõ ràng các đầu công việc

Phân công rõ ràng các đầu công việc trong tổ chức sự kiện là yếu tố quyết định để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Khi mỗi thành viên trong đội ngũ nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, công việc được thực hiện một cách hiệu quả và không bị chồng chéo. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện đều được quan tâm đúng mức.

8. Dự trù ngân sách

Việc lập bảng dự trù kinh phí chi tiết giúp xác định rõ ràng các khoản chi phí cần thiết, từ thuê địa điểm, thiết bị đến các chi phí phát sinh như quảng bá và tiếp khách. Điều này không chỉ giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc vượt quá ngân sách mà còn đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hợp lý và hiệu quả.

Ngoài ra, nó còn giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả của việc sử dụng ngân sách, từ đó rút kinh nghiệm và cải thiện cho các sự kiện được tổ chức trong tương lai.

9. Xây dựng phương án dự trù và quản lý rủi ro

Khi lập kế hoạch dự trù, bạn có thể xác định và chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ như sự cố kỹ thuật, thời tiết xấu, hoặc các vấn đề liên quan đến khách mời. Điều này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo rằng đội ngũ tổ chức có thể ứng phó kịp thời và hiệu quả.

10. Lựa chọn/thuê công ty tổ chức sự kiện 

Sự chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện giúp bạn đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện, từ thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng đến chương trình và hậu cần đều được thực hiện một cách hoàn hảo.

Thuê công ty tổ chức sự kiện mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Trên đây là 10 lưu ý khi tổ chức sự kiện mà các bạn có thể tham khảo. Hy vọng với những thông tin mà TRẦN GIA đã chia sẻ có thể giúp bạn có thêm kinh nghiệm để tổ chức sự kiện thành công như mong muốn. 

-----------------------------

Dịch vụ có thể bạn quan tâm:

Một số chương trình TRẦN GIA đã tổ chức:

Chúng tôi tại Facebook, YouTube, TikTok!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia
Số 65 , Liên Hoa, Khâm Thiên, Đống Đa, Hanoi
-
Kho thiết bị sự kiện Trần Gia
Địa chỉ: Xóm 3, xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội
Điện thoại: (84-24)66 756 326
Fax: (84-24)62 754 136
Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Hotline: 0984 410005

 Xem thêm địa chỉ trên Map: https://goo.gl/maps/BWvGBeTsTBc4ywe29