Bạn đã bao giờ tự hỏi với tư cách là một chuyên gia tổ chức sự kiện, liệu bạn đang là người lập kế hoạch hay quản lý một sự kiện? Thậm chí có sự khác biệt giữa hai? Nếu vậy, sự khác biệt là gì? Tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là 2 việc khác nhau. Bằng cách hiểu các quy trình liên quan đến cả hai là cách chúng ta sẽ hiểu sự khác biệt giữa cả hai khái niệm.
"Lập kế hoạch trước khi bạn có thể quản lý".
"Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch có trước khi quản lý các sự kiện ”.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Lập kế hoạch sự kiện là quá trình lập kế hoạch trước sự kiện trong tổng thể các hoạt động quản lý sự kiện bao gồm lập ngân sách, thiết lập lịch trình, chọn và đặt trước địa điểm tổ chức sự kiện, xin giấy phép, lập kế hoạch thực phẩm, điều phối vận chuyển, sáng tạo chủ đề, sắp xếp các hoạt động, chọn diễn giả và bài phát biểu, sắp xếp trang thiết bị và cơ sở vật chất, quản lý rủi ro và xây dựng các phương án dự phòng.
Quản lý sự kiện là gì?
Quản lý sự kiện (trong phạm vi các sự kiện MICE) là một quá trình tổ chức và thực hiện các cuộc họp với một chương trình làm việc đã được lên kế hoạch, nơi mọi người hoặc các chuyên gia tương tác với nhau và trao đổi thành công, kiến thức, kinh nghiệm hoặc giải pháp cho bất kỳ thách thức cụ thể nào.
Đầu tiên chúng ta hãy hiểu lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
1. Quyết định Chủ đề & Mục tiêu Sự kiện
Đây là trọng tâm của sự kiện, các sự kiện không thể thiếu sự rõ ràng về điều này. Để bắt đầu một sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện phải tự đặt ra các câu hỏi sau:
- Sự kiện này dành cho ai?
- Mục tiêu của sự kiện này là gì?
- Cần bao nhiêu ngân sách để tổ chức thành công sự kiện?
- Hình thức sự kiện này sẽ như thế nào? Thời gian,ngân sách….
- Theo dõi KPI nào để đo lường RoI của sự kiện?
2. Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách
Mỗi sự kiện khác nhau có nhu cầu khác nhau và do đó phân bổ ngân sách là việc rất cần cho việc tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch đây là bước quan trọng thứ hai.
Tuy nhiên, nếu bạn vẫn cần khái quát điều này cho hầu hết các loại sự kiện, người ta phải xem xét các lĩnh vực này để dành ra một số tiền nhất định.
- Chi phí địa điểm
- Phần mềm & Công nghệ
- Dịch vụ ăn uống & ngân sách thực phẩm
- Vận tải và hậu cần
- Ngân sách Marketing
- Ngân sách A / V
- Chi phí sản xuất
3. Đặt các mốc thời gian
Lập kế hoạch thời gian cho sự kiện là bắt buộc. Cố gắng tìm câu trả lời cho những câu hỏi dưới đây để nó trở nên đơn giản.
- Sự kiện nên được tổ chức khi nào? (Bạn không muốn trùng khớp với một lễ hội lớn hoặc các sự kiện quan trọng khác để phân chia lượng khách của mình)
- Khi nào bạn nên bắt đầu các chiến dịch Marketing truyền thông cho sự kiện của mình? (Quá sớm hoặc quá muộn đều sẽ dẫn đến chi tiêu nhiều hơn và lợi nhuận ít hơn)
- Khi nào đăng ký sự kiện của bạn nên bắt đầu và khi nào thì nên kết thúc?
4. Tìm đối tác & nhà tài trợ sự kiện
Các nhà tài trợ và đối tác rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, hầu hết các mục tiêu của nhà tài trợ là nhận thấy sức mạnh của sự kiện đối với công chúng như thế nào, việc tài trợ sẽ được ngay lập tức nếu sự kiện của bạn đem lại cho họ giá trị nào đấy.
Bước tiếp theo là quản lý sáu khía cạnh của một sự kiện; nhận thức, quảng bá, hoạt động trên mặt đất, quản lý người tham dự, mức độ tham gia & kinh nghiệm và cuối cùng là các thông số thành công của sự kiện.
5. Làm thế nào để bạn thu hút những người tham dự sự kiện của bạn?
Thu hút đám đông để biến họ trở thành khán giả trung thành, để làm như vậy, các nhà tổ chức sự kiện phải trao quyền lực trong tay cho khách tham dự. Hãy để họ quyết định những gì cần tiêu thụ, tất cả những gì là một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn phải làm là sắp xếp tiến trình và thiết lập để người tham dự của bạn luôn được thông báo..
- Thông báo cho người tham dự về Phiên & Diễn giả qua mạng xã hội, Ứng dụng sự kiện
- Phát trực tiếp video của những người có ảnh hưởng trên Tiktok hoặc trên ứng dụng của ngành
- Tạo một cuộc trò chuyện Facebook cho các sự kiện trực tiếp và xuất bản chúng trên ứng dụng sự kiện của bạn
- Thực hiện các cuộc thăm dò trực tiếp trên ứng dụng di động của bạn hoặc trên các nền tảng truyền thông xã hội
- Tổ chức các phiên hỏi đáp với những người có ảnh hưởng trong ngành.
- Phát triển trò chơi tại chỗ hoặc trực tuyến cho người tham dự cho người tham gia.
Kết luận
Bắt buộc phải lập kế hoạch cho bất kỳ hoặc tất cả các phương pháp tương tác và kết nối ở trên để mang lại trải nghiệm cho các sự kiện của bạn. Những người tham dự ghi nhớ các sự kiện thông qua trải nghiệm họ đã có, do đó, một trải nghiệm tuyệt vời có nghĩa là khả năng giữ chân người tham dự lớn và điều này có nghĩa là một sự kiện thành công.
Hotline: 
