Sự khác biệt giữa Tổ chức sự kiện và Quản lý sự kiện là gì?

Bạn đã bao giờ tự hỏi với tư cách là một chuyên gia tổ chức sự kiện, liệu bạn đang là người lập kế hoạch hay quản lý một sự kiện? Thậm chí có sự khác biệt giữa hai? Nếu vậy, sự khác biệt là gì? Tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là 2 việc khác nhau. Bằng cách hiểu các quy trình liên quan đến cả hai là cách chúng ta sẽ hiểu sự khác biệt giữa cả hai khái niệm.

"Lập kế hoạch trước khi bạn có thể quản lý".

"Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch có trước khi quản lý các sự kiện ”.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Lập kế hoạch sự kiện là quá trình lập kế hoạch trước sự kiện trong tổng thể các hoạt động quản lý sự kiện bao gồm lập ngân sách, thiết lập lịch trình, chọn và đặt trước địa điểm tổ chức sự kiện, xin giấy phép, lập kế hoạch thực phẩm, điều phối vận chuyển, sáng tạo chủ đề, sắp xếp các hoạt động, chọn diễn giả và bài phát biểu,  sắp xếp trang thiết bị và cơ sở vật chất, quản lý rủi ro và xây dựng các phương án dự phòng.

Quản lý sự kiện là gì?

Quản lý sự kiện (trong phạm vi các sự kiện MICE) là một quá trình tổ chức và thực hiện các cuộc họp với một chương trình làm việc đã được lên kế hoạch, nơi mọi người hoặc các chuyên gia tương tác với nhau và trao đổi thành công, kiến ​​thức, kinh nghiệm hoặc giải pháp cho bất kỳ thách thức cụ thể nào.

Đầu tiên chúng ta hãy hiểu lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

1. Quyết định Chủ đề & Mục tiêu Sự kiện

Đây là trọng tâm của sự kiện, các sự kiện không thể thiếu sự rõ ràng về điều này. Để bắt đầu một sự kiện, các đơn vị tổ chức sự kiện phải tự đặt ra các câu hỏi sau:

  • Sự kiện này dành cho ai?
  • Mục tiêu của sự kiện này là gì?
  • Cần bao nhiêu ngân sách để tổ chức thành công sự kiện?
  • Hình thức sự kiện này sẽ như thế nào? Thời gian,ngân sách….
  • Theo dõi KPI nào để đo lường RoI của sự kiện?

2. Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách

Mỗi sự kiện khác nhau có nhu cầu khác nhau và do đó phân bổ ngân sách là việc rất cần cho việc tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch đây là bước quan trọng thứ hai.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn cần khái quát điều này cho hầu hết các loại sự kiện, người ta phải xem xét các lĩnh vực này để dành ra một số tiền nhất định.

  • Chi phí địa điểm
  • Phần mềm & Công nghệ
  • Dịch vụ ăn uống & ngân sách thực phẩm
  • Vận tải và hậu cần
  • Ngân sách Marketing
  • Ngân sách A / V
  • Chi phí sản xuất

3. Đặt các mốc thời gian

Lập kế hoạch thời gian cho sự kiện là bắt buộc. Cố gắng tìm câu trả lời cho những câu hỏi  dưới đây để nó trở nên đơn giản.

  • Sự kiện nên được tổ chức khi nào? (Bạn không muốn trùng khớp với một lễ hội lớn hoặc các sự kiện quan trọng khác để phân chia lượng khách của mình)
  • Khi nào bạn nên bắt đầu các chiến dịch Marketing truyền thông cho sự kiện của mình? (Quá sớm hoặc quá muộn đều sẽ dẫn đến chi tiêu nhiều hơn và lợi nhuận ít hơn)
  • Khi nào đăng ký sự kiện của bạn nên bắt đầu và khi nào thì nên kết thúc?

4. Tìm đối tác & nhà tài trợ sự kiện

Các nhà tài trợ và đối tác rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, hầu hết các mục tiêu của nhà tài trợ là nhận thấy sức mạnh của sự kiện đối với công chúng như thế nào, việc tài trợ sẽ được ngay lập tức nếu sự kiện của bạn đem lại cho họ giá trị nào đấy.

Bước tiếp theo là quản lý sáu khía cạnh của một sự kiện; nhận thức, quảng bá, hoạt động trên mặt đất, quản lý người tham dự, mức độ tham gia & kinh nghiệm và cuối cùng là các thông số thành công của sự kiện.

5. Làm thế nào để bạn thu hút những người tham dự sự kiện của bạn?

Thu hút đám đông để biến họ trở thành khán giả trung thành, để làm như vậy, các nhà tổ chức sự kiện phải trao quyền lực trong tay cho khách tham dự. Hãy để họ quyết định những gì cần tiêu thụ, tất cả những gì là một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn phải làm là sắp xếp tiến trình và thiết lập để người tham dự của bạn luôn được thông báo..

  • Thông báo cho người tham dự về Phiên & Diễn giả qua mạng xã hội, Ứng dụng sự kiện 
  • Phát trực tiếp video của những người có ảnh hưởng trên Tiktok hoặc trên ứng dụng của ngành
  • Tạo một cuộc trò chuyện Facebook cho các sự kiện trực tiếp và xuất bản chúng trên ứng dụng sự kiện của bạn
  • Thực hiện các cuộc thăm dò trực tiếp trên ứng dụng di động của bạn hoặc trên các nền tảng truyền thông xã hội
  • Tổ chức các phiên hỏi đáp với những người có ảnh hưởng trong ngành.
  • Phát triển trò chơi tại chỗ hoặc trực tuyến cho người tham dự cho người tham gia.

Kết luận

Bắt buộc phải lập kế hoạch cho bất kỳ hoặc tất cả các phương pháp tương tác và kết nối ở trên để mang lại trải nghiệm cho các sự kiện của bạn. Những người tham dự ghi nhớ các sự kiện thông qua trải nghiệm họ đã có, do đó, một trải nghiệm tuyệt vời có nghĩa là khả năng giữ chân người tham dự lớn và điều này có nghĩa là một sự kiện thành công.

 

CHIA SẺ KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠO ĐƯỢC ẤN TƯỢNG TỐT CHO KHÁCH MỜI

Đối với ban tổ chức sự kiện, phải làm sao để sự kiện của họ trở nên nổi bật và độc đáo là điều cực kỳ quan trọng. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong nhiều năm qua, Trần Gia xin chia sẻ một số phương pháp tổ chức sự kiện tạo được ấn tượng tốt cho khách mời

như sau:

1. Tổ chức sự kiện theo concept cụ thể

Một sự kiện có concept rõ ràng là một sự kiện dễ đem lại ấn tượng nhất! Concept chính sẽ được thể hiện ở cách trang trí sự kiện, thiệp mời, cách marketing quảng bá cho sự kiện, dresscode, các tiết mục giải trí và thậm chí là cả ở tiệc chiêu đãi. Một số buổi sự kiện theo concept do Trần Gia từng thực hiện có thể kể đến như: Chào tân sinh viên, Kỷ niệm 75 năm thành lập ngành Ngoại giao,Sự kiện Nhảy! Vì sự tử tế,..

2. Lựa chọn đơn vị trang trí chuyên nghiệp

Phần trang trí, sắp xếp khu vực tổ chức tiệc rất quan trọng vì đây là điều mà khách mời trực tiếp cảm nhận được. Các đơn vị trang trí sự kiện cao cấp sẽ giúp ban tổ chức lựa chọn đồ vật thích hợp nhất cho từng buổi tiệc, trang trí sắp xếp bàn ghế, sân khấu, các thiết bị âm thanh hình ảnh, v.v.

3. Các tiết mục biểu diễn thu hút

Và điều không thể thiếu ở các sự kiện lớn nhỏ là các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp, thu hút. Chúng ta có thể thể hiện tính chuyên nghiệp đẳng cấp của sự kiện bằng cách đưa ra các tiết mục được các ca sĩ nổi tiếng trình bày tại các buổi tổ chức tiệc kỉ niệm, sự kiện cuối năm,... Hoặc có thể tìm thêm những màn biểu diễn nghệ thuật khác như ảo thuật, kèn trumpet, sáo, violin, piano,...

4. Lựa chọn Trần Gia làm đơn vị cộng tác

Nhờ vào phong cách tổ chức và trang trí sự kiện chuyên nghiệp, Trần Gia tự tin có thể hỗ trợ các doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức một buổi sự kiện xuất sắc nhất, ghi điểm cực đậm trong mắt các khách mời. Đội ngũ nhân viên sáng tạo và thi công của chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng từ việc lên kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức, thực hiện các công tác chủ chốt, liên hệ địa điểm,... để đảm bảo sự kiện hoàn thành tốt nhất có thể. Hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn nhé!

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: Cafe Trần Gia Trang, Ngõ 3, Phố Đỗ Nhuận, P. Xuân Đỉnh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005