Những điều lưu ý khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Chuyên mục: Tư vấn tổ chức sự kiện

Được đăng: 08/06/2020

Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện là giai đoạn đầu tiên trước khi bắt tay vào tổ chức một sự kiện, giúp cho nhân viên tổ chức nắm được toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện và chủ động giải quyết những vấn đề liên quan. Dưới đây là những lưu ý khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

1. Không gian và diện tích tổ chức sự kiện: Công việc đầu tiên của nhân viên kĩ thuật đó chính là nắm được diện tích không gian địa điểm tổ chức sự kiện.

Đối với các sự kiện diễn ra trong nhà thường là những sự kiện có quy mô vừa và nhỏ, không gian và diện tích tổ chức có hạn, không giống như những sự kiện tổ chức ngoài trời có quy mô lớn, địa điểm và không gian tổ chức thoải mái.

Việc nắm rõ diện tích tổ chức sẽ giúp nhân viên tổ chức sự kiện có thể dễ dàng lên kế hoạch, kịch bản chi tiết cho chương trình cũng như việc set-up các hạng mục, lắp đặt và trang trí sân khấu dễ dàng và thuận lợi hơn.

Sự kiện tổ chức ngoài trời do Trần Gia phục vụ

2. Số lượng khách mời tham gia: Nếu không thể biết chính xác được số lượng khách mời tham gia thì nhân viên kĩ thuật cũng nên nắm được số lượng khách mời ước chừng để có thể bố trí và thiết kế không gian sự kiện sao cho phù hợp.

Nếu các sự kiện ngoài trời khách mời tham dự có thể tự do ra vào, không gian tổ chức với sức chứa lớn, không giới hạn khách mời thì các sự kiện diễn ra trong nhà thường hạn chế số lượng khách mời tham gia. Do không gian tổ chức sự kiện có hạn, các sự kiện trong nhà thường là những sự kiện hội họp, biểu diễn nghệ thuật nhỏ, giới hạn số lượng khách mời. Chính vì thế, nhân viên khảo sát cần phải nắm được số lượng khách mời tham dự. 

3. Thời gian tổ chức sự kiện trong ngày: Các sự kiện tổ chức trong nhà thì không cần chú trọng vào các yếu tố thời tiết chỉ cần đảm bảo đúng tiến độ và thời gian tổ chức sự kiện. Nhưng sự kiện diễn ra ngoài trời thì ngược lại bởi các yếu tố thời tiết có thể ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện của khách hàng. Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, việc lắp đặt các hạng mục tránh mưa, tránh nắng sẽ được chú trọng. Nếu sự kiện diễn ra vào buổi tối thì các hạng mục thiết bị ánh sáng sân khấu, ánh sáng không gian chung sẽ được chú trọng hơn.

Sự kiện Trần Gia phục vụ tại trường Đại học Quốc gia Hà Nội 

4. Địa điểm lắp đặt và thi công các hạng mục: Việc khảo sát trước sự kiện chủ yếu phục vụ quá trình lắp đặt và thi công các hạng mục diễn ra dễ dàng và thuận lợi. Có trong tay bản khảo sát sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên thiết kế có thể dựa vào đó để lên kịch bản chương trình, lên maket sân khấu, decor các sản phẩm phục vụ sự kiện.

Nhân viên kĩ thuật dựa vào bản khảo sát để chuẩn bị các hạng mục liên quan một cách chính xác nhất. Ví dụ như độ dài, chiều cao sân khấu, cách lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, vị trí đặt backdrop, background và banner,… sao cho phù hợp nhất.

Trên đây là những lưu ý khi khảo sát địa điểm trước khi tổ chức sự kiện để nhân viên tổ chức có thể tổ chức được một sự kiện thành công, tránh được những rủi ro không mong muốn trong quá trình diễn ra sự kiện.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thuê các trang thiết bị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Trần Gia chúng tôi để được tư vấn và phục vụ!

Xem thêm các bài viết khác: 

• Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, khai trương cửa hàng
• Sự phát triển vượt trội của nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
• Những lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm
• Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời