5 bước để tổ chức một sự kiện thành công

Nghề tổ chức sự kiện đang dần trở nên hot hơn bao giờ hết. Mỗi sự kiện luôn đem đến những cảm xúc khác nhau nhưng đằng sau đó là rất nhiều cố gắng của của một tập thể. Để có một sự kiện như mong muốn, phải trải qua rất nhiều bước chuẩn bị. Hãy cùng chúng tôi điểm qua 5 bước để tổ chức một sự kiện thành công nhé !

Các bước để tổ chức một sự kiện
Các bước để tổ chức một sự kiện

Nhận thông tin từ khách hàng

Việc đầu tiên để bắt đầu một sự kiện đó là nhận được thông tin từ khách hàng. Khi khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và liên hệ, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng để lên kế hoạch phù hợp. Cần xác định chủ đề chính và mục tiêu của sự kiện. Lắng nghe những chia sẻ từ khách hàng để hiểu được thông điệp mà khách hàng muốn gửi gắm qua sự kiện. Từ đó sẽ có ý tưởng tổ chức tốt nhất. Tiếp theo đó là xác định về đối tượng hướng tới và khách mời tham dự gồm bao nhiêu người. Bạn cần biết tất cả các thông tin này để dự trù một kế hoạch hợp lý. Điều quan trọng nhất đó chính là kinh phí dự kiến. Yếu tố này quyết định hầu hết các ý tưởng của sự kiện, cần cân đối kinh phí sao cho trong khoảng khách hàng yêu cầu.

Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

Cùng bàn bạc để đưa ra các ý tưởng mới
Cùng bàn bạc để đưa ra các ý tưởng mới

Khi đã nhận được đủ những thông tin từ khách hàng, bước tiếp theo đó là lên ý tưởng. Công việc của một người tổ chức sự kiện cho phép bạn có thể sáng tạo một cách tối đa. Từ quá trình thu nhặt ý tưởng, bạn có thể kết hợp và đưa ra ý tưởng mới lạ của riêng mình thông qua những chyến nghỉ dưỡng và khảo sát thực tế. Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được khơi nguồn cảm hứng chính từ những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng bạn quan sát thấy hàng ngày.

Lập kế hoạch tổ chức

Khi thực hiện bất cứ một công việc nào cũng cần có kế hoạch cụ thể và tổ chức sự kiện cũng vậy. Kế hoạch là một yếu tố quan trọng và không thể thiếu. Trong kế hoạch tổ chức, bạn cần đảm bảo các công việc được sắp xếp theo thứ tự logic nhất và các đầu việc đều có người phụ trách. Bạn cần đảm bảo không bỏ sót bất kì chi tiết nào liên quan đến sự kiện. Trong kế hoạch cũng cần có những phương án dự phòng thích hợp. Để trong bất cứ hoàn cảnh nào xảy ra cũng có thể ứng phó kịp thời.

Tổ chức triển khai

Sau những ngày dài chuẩn bị thì giai đoạn tổ chức triển khai chính là thời điểm quan trọng nhất. Đây chính là lúc những nỗ lực chuẩn bị của bạn được hiện thực hóa. Trong khi sự kiện diễn ra, cần đảm bảo bám sát kế hoạch đã đề ra. Nếu có sự cố ngoài ý muốn thì phải giải quyết một cách tốt đẹp. Điều quan trọng nhất chính là đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, như ý muốn.

Tổng kết, đánh giá và báo cáo

Đây là bước tưởng không quan trọng nhưng lại cực kì cần thiết. Đây chính là lúc cùng nhìn lại tổng thể sự kiện đã tổ chức, từ khâu chuẩn bị đến lúc tổ chức. Bạn cần rút cho mình và đồng đội những bài học, tiếp thu những lời góp ý cho các sự kiện sau. Bạn hãy chú ý tới cảm xúc của người tham dự để có thể nắm bắt tâm lý của họ và có những sự kiện thành công về sau.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005

4 bí quyết giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công mỹ mãn

Không gian tổ chức sự kiện luôn là yếu tố quan trọng, chi phối đến toàn bộ ý tưởng của sự kiện. Chọn một không gian phù hợp là điều vô cùng quan trọng. Tổ chức sự kiện ngoài trời là một ý tưởng sáng tạo và độc đáo. Nhưng muốn có một sự kiện ngoài trời thành công thì bạn đừng quên bỏ túi 4 bí quyết này nhé !

Không gian ngoài trời luôn tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu
Không gian ngoài trời luôn tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu

Bãi giữ xe

Yếu tố đầu tiên bạn cần chú ý khi lựa chọn địa điểm đó chính là bãi giữ xe. Bạn cần cân nhắc tìm một địa điểm hợp lý để đảm bảo khách đến dự sự kiện sẽ được phục vụ một cách tốt nhất. Vì sự kiện ở ngoài trời nên không có hầm gửi xe hay nơi để xe cố định, bạn cần xác định khoảng bao nhiêu xe để sắp xếp hợp lý. Đừng để xảy ra tình trạng tắc nghẽn khu vực xung quanh sự kiện, đó sẽ là một hình ảnh xấu. Tùy vào tính chất và quy mô của sự kiện, có sự kiện toàn xe máy, nhưng những sự kiện lớn, người tham gia đi ô tô nhiều thì diện tích để xe càng phải lớn. Bạn nên cân nhắc tới yếu tố này đầu tiên khi lựa chọn địa điểm.

Trang trí

Trang trí đẹp sẽ giúp sự kiện của bạn hấp dẫn hơn
Trang trí đẹp sẽ giúp sự kiện của bạn hấp dẫn hơn

Việc trang trí đối với sự kiện nào cũng quan trọng vì đó là yếu tố thu hút sự quan tâm của người tham gia đầu tiên. Một sự kiện tổ chức ngoài trời đã độc đáo, nếu có thêm trang trí đẹp mắt thì nhất định mọi người sẽ rất hứng thú khi tham gia sự kiện. Tổ chức ngoài trời cho phép bạn tự do sáng tạo trong không gian mở, thoáng mát thế nhưng cũng có nhược điểm đó là phong cách trang trí của bạn phải thật đặc sắc và nổi bật. Bởi lẽ, trong một không gian rộng lớn, sự kiện của bạn sẽ rất trở nên nhạt nhòa nếu nó không có điểm nhấn.

Ăn uống

Cần chú ý tới yếu tố an toàn thực phẩm đối với tiệc ngoài trời
Cần chú ý tới yếu tố an toàn thực phẩm đối với tiệc ngoài trời

Vấn đề thực phẩm vô cùng quan trọng. Nếu bạn tổ chức ngoài trời thì cần đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm ở mức độ cao. Do lượng khách tham gia nhiều nên nếu xảy ra sự cố gì thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng. Tổ chức ngoài trời, việc thực phẩm lại khó kiểm soát hơn nên cần cẩn thận. Bạn nên chọn những nhà cung cấp thực phẩm có uy tín, đã hợp tác lâu năm.

Các phương án dự phòng

Đối với sự kiện được tổ chức ngoài trời, các phương án dự phòng càng phải được chuẩn bị nhiều và cẩn thận hơn rất nhiều. Đầu tiên đó là về vấn đề thời tiết. Bạn không thể chắc chắn hôm đó không nắng gắt hay mưa rào, vì thế nên chuẩn bị phông, bạt cẩn thận. Hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng phải được kiểm tra trước và có dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp. Ngoài ra bạn cũng cần để ý yếu tố an ninh trật tự. Bởi lẽ sự kiện ngoài trời rất dễ xảy ra mất cắp hoặc xô xát. Bạn nên thuê một đơn vị bảo vệ cho sự kiện của mình.

Và tất nhiên không thể thiếu một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm. Trần Gia với 10 năm đồng hành cùng khách hàng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chắc chắn sẽ là đối tác tin cậy của bạn.

Công ty TNHH Sự Kiện Trần Gia

Địa chỉ: số 1, ngõ 628 Hoàng Hoa Thám, Tây Hồ , Hà Nội

Điện thoại: (84-24)66 756 326

Fax: (84-24)62 754 136

Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Hotline: 0984 410005